Funciones del Puesto

Gestión de Facturación y Documentación Comercial
• Elaborar la facturación de clientes internos y externos conforme a las políticas y procedimientos establecidos.
• Registrar notas de crédito, devoluciones y demás documentos comerciales en los sistemas correspondientes.
• Revisar y validar pedidos de venta antes de su procesamiento.
• Gestionar la apertura de nuevos clientes y mantener actualizada la información de la base de datos.
• Verificar la correcta aplicación de regalías, donaciones y otros movimientos comerciales autorizados.
Administración de Cuentas por Cobrar
• Administrar el control de cuentas por cobrar de distribuidores independientes.
• Aplicar pagos, depósitos, transferencias y SINPES en los sistemas correspondientes.
• Elaborar y dar seguimiento a los trámites de cobro.
• Verificar y registrar comprobantes de pago recibidos.
Control Administrativo y Financiero
• Registrar gastos de caja chica y efectuar las conciliaciones correspondientes.
• Controlar el envío de cheques para depósito bancario.
• Elaborar mensualmente la bolsa de monedas y coordinar su entrega al proveedor de transporte de valores.
• Recibir, verificar y contabilizar monedas y billetes no aceptados por el cajero inteligente.
• Mantener actualizados los controles administrativos relacionados con efectivo y medios de pago.

Control Operativo Comercial
• Registrar devoluciones, canjes, faltantes y sobrantes de efectivo derivados de las liquidaciones de rutas.
• Facturar diferencias detectadas en tomas físicas de inventario y faltantes de camiones.
• Controlar y registrar la merma generada por la operación comercial.
• Verificar la existencia y aplicación de espacios publicitarios cuando corresponda.
Atención y Servicio
• Brindar atención telefónica y apoyo administrativo a clientes internos y externos.
• Atender consultas relacionadas con facturación, pagos y documentación comercial.
• Coordinar con las áreas de Ventas, Despacho, Contabilidad y Finanzas para la correcta ejecución de los procesos administrativos.
Administración Documental
• Mantener actualizados los expedientes físicos y digitales relacionados con clientes y operaciones comerciales.
• Archivar y resguardar la documentación generada por el área conforme a los procedimientos internos.
• Apoyar al Asistente Administrativo II y demás integrantes del departamento en las actividades requeridas.
Otras Responsabilidades
• Cumplir con las políticas, procedimientos y controles internos de la organización.
• Ejecutar otras funciones afines al puesto asignadas por la jefatura inmediata.

Requisitos del Puesto

• Técnico Medio en Contabilidad, Administración de Empresas o carrera afín.
• Deseable estudiante universitario en Administración, Contabilidad o Finanzas.
• Conocimiento en sistemas ERP (SAP deseable).
• Manejo de herramientas de Microsoft Office, especialmente Excel.
• Conocimiento en controles administrativos y documentación comercial.

Experiencia Deseada

• De 2 a 3 años de experiencia en puestos administrativos, comerciales o financieros.
• Experiencia en procesos de facturación, liquidación de rutas, cuentas por cobrar y manejo de efectivo.