Funciones del Puesto

Mantener en todo momento un trato cordial y buena relación con los clientes y proveedores.
Llevar un registro electrónico el control de la mensajería entrante y saliente en la bitácora definida para tal fin.
Gestionar y llevar un control de los envíos a través de DHL.
Llevar un registro electrónico de las llamadas solicitadas a través de la central telefónica.
Mantener actualizado un directorio electrónico de contactos de extensiones internas y compartir a todas las áreas cada vez que sea modificado.
Resguardar de manera confidencial los documentos sensibles (facturas, cheques, trasferencias, documentos de colaboradores, etc.), evitando dejar expuestos a la vista.
Responsable de la reserva de hotel, solicitud de pago oportuno al área de contabilidad y solicitud de facturas relacionados con el hospedaje de los visitantes de la organización.
Responsable de la coordinación de transporte, solicitud de pago oportuno al área de contabilidad y solicitud de factura relacionadas a los traslados de los visitantes.
Administrar y Controlar el Inventario de Útiles de oficina
Gestionar los pedidos de suministros de cafetería y limpieza.
Administrar las salas de reuniones
Generar Solicitudes de Compra para departamentos administrativos que lo soliciten, tiquetes aéreos, hospedaje, viáticos, etc.
Soporte Institucionales en generar Gaceta y Alcance, y recortes de periódico sección de contrataciones públicas.
Brindar soporte a las áreas con documentación y trámites administrativos.
Llevar un control de los Contrato de Mantenimiento y la ejecución de los mismos según lo acordado, entre otras tareas relacionadas con el puesto.

Requisitos del Puesto

Redacción y ortografía.
Manejo de documentación
Servicio al cliente.
Comunicación
Manejo de los programas de office

Experiencia Deseada

2 años de experiencia en puestos similares

Habilidades Deseadas

Compromiso con los valores institucionales
Orientación a resultados
Adaptación al cambio